Vacante: Asistente Administrativa

Trabajo De Detalle

Job ID 512204

Descripción Del Trabajo

Target Talent Group

Calle Jacinto Ignacio Mañón No. 48, Edificio Corporativo V&M

Revisar la agenda diaria de su jefe inmediato, e informar de las actividades
del día tan pronto llegue a la oficina, teniendo en cuenta las actividades
finalizadas, en proceso y por agendar.
• Coordinar la agenda de su jefe inmediato tanto interna como externa.
• Mantener el área física tanto de oficina como de áreas comunes del jefe
directo en orden.
• Revisión periódica de necesidades de material gastable e imprenta.
• Recibir las visitas de clientes internos y externos, así como de proveedores y
dirigirlos a quien corresponda con previa autorización.
• Elaborar el control de pagos emitidos y facturas recibidas durante el día.
• Llevar el control de la caja chica.
• Gestionar el control de cuentas por pagar.
• Control y seguimiento de facturas de consumo de tarjeta de crédito.
• Reporte semanal de consumos de tarjeta.
• Atender la central telefónica en todo momento.
• Archivar la documentación de forma diaria y oportuna.
• Coordinar con las personas involucradas la recolección de la información y
documentos necesarios para la elaboración de los reportes que realiza a la
Administración.
• Asistir al jefe directo en la preparación de reuniones o actividades para el
desarrollo de la buena y asertiva comunicación según sea solicitado.
• Revisar que los documentos recibidos estén en orden y remitirlos a las vías
correspondientes.
• Asistir a las reuniones que así se requiera.
• Dirigir las llamadas entrantes a las respectivas personas.
• Tomar los mensajes de las personas que no se encuentran disponibles y
encargarse que la persona reciba el mensaje.
Recibir y despachar la correspondencia externa.
• Distribuir la correspondencia interna según corresponda.
• Coordinar la agenda del salón de conferencia del segundo nivel según la
requisición de las áreas y mantenerlo actualizado.
• Velar por la organización del salón de conferencias del segundo nivel.
• Ordenar y organizar almuerzos ejecutivos siempre y cuando sea solicitado.
• Revisión activa de los medios de comunicación acordados para el
recibimiento y envío de información. (flota, correo electrónico, etc.)
• Seguimiento de control y devolución de Archivos/Expedientes.
• Asistencia en requisición de material gastable de la empresa.
• Cualquier tarea inherente al cargo.

Requisitos:

Educación: Estudiante o Graduado de Administración de Empresas, Mercadeo u áreas afines.
Experiencia: Un (1) año de experiencia en puestos similares.
Habilidades: Manejo de Office, Microsoft, Word, Excel.
Conocimiento: Avanzado conocimiento del inglés hablado y escrito.

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